Plan de comunicación: qué es y cómo hacerlo fácil

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Son muchos los factores que están presentes cuando decides crear una empresa, es decir, que para montar un negocio propio y conseguir que sea rentable los esfuerzos son titánicos. En este post nos gustaría hacer hincapié en un documento que a veces pasa inadvertido entre el estudio de mercado, las posibilidades financieras y los quebraderos de cabeza: nos referimos al plan de comunicación integral que debes hacer para estar más cerca de la cima.

 

Qué es un plan de comunicación

Un plan de comunicación es el talón de Aquiles de muchas empresas y un escalón que muchas no consiguen subir para llegar a sus clientes y darse a conocer a su público objetivo.

Para darte una definición correcta: un plan de comunicación es la hoja de ruta donde se traza tres de las preguntas claves: cómo, cuándo y de qué forma una empresa se va a relacionar con su público para cumplir los objetivos que se ha marcado.

Este plan de comunicación te servirá para definir unas líneas claras de acción, planificar de forma ordenada los recursos (tanto materiales como personal cualificado) y optimizarlos al máximo.

En definitivas cuentas, tu plan de comunicación te ayudará a marcarte un rumbo y no perder foco para alcanzar las metas fijadas en tu empresa.

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Importancia de un plan de comunicación

Ya te hemos contado un poco de teoría y ahora te preguntarás si realmente es necesario. Previamente has definido tu estrategia de branding corporativo y has estructurado al dedillo el plan de marketing digital, ¿por qué otro documento?

Porque en los primeros pasos la vorágine empresarial y los quebraderos de cabeza hacen que actúes de forma desordenada y algo intuitiva. El plan de comunicación te va a facilitar dar cada paso de forma consciente, sin perder tiempo y sobre todo, de forma coherente.

Hace muchos años que no basta con hacer una buena campaña publicitaria para que el público confíe en ti y en tu producto o servicio,  ahora (afortunadamente) la comunicación es bidireccional y debes darles buenos motivos para que confíen en ti.

Así que, sentimos ponerte otra tarea más pero, para que una buena empresa crezca de forma saludable, es imprescindible un plan de comunicación.

Alguno motivos más para hacerlo:

 

  • Se comunica la información de forma precisa y efectiva para el público objetivo de tu empresa: El mensaje llega.
  • Permite establecer patrones a corto, medio y largo plazo. Esto hace que se asienten unas bases sólidas, consistentes y homogéneas acorde a la filosofía de tu empresa.
  • Se reducen costes. Un punto nada despreciable sobre todo en los comienzos puesto que el plan de comunicación ayuda a definir cada paso y el por qué para que la toma de decisiones sean acordes con los recursos que dispones.     

 Cuál es la finalidad y los beneficios de un plan de comunicación para tu empresa

 La comunicación entre tu empresa y tus clientes tiene como finalidad la venta de un producto o servicio, la existencia del mismo en el mercado y la proyección de mejora para la vida de tus usuarios.

¿Cómo mejorar esta relación bidireccional para aumentar tus beneficios? Con un plan de comunicación (hoy va a ser tu mantra) y ¿cuáles es su finalidad real?:

  • Fortalecer la imagen de marca de tu empresa trabajándola desde dentro para proyectarla hacia el exterior. Tu identidad corporativa se verá tonificada con un plan de comunicación.
  • Podrás trabajar la estrategia empresarial puesto que no solo cuenta el cliente final. Tu equipo, las personas que componen tu empresa son importantes para que el engranaje siga funcionando.
  • Aumento de la cuota de mercado. Cada paso que des será fruto de un estudio pormenorizado gracias a tu plan de comunicación y llegarás a tu cliente ideal. Tu empresa ahora tiene un plan de acción para tomar decisiones rápidas y en la diana.
  • Incremento de la tasa de conversión y fidelización. Puesto que sabes a quien te diriges no hay rodeos y ofreces lo que tu público necesita, ni más ni menos; esto te permite hacer mejoras continuadas ofreciendo una mejor experiencia de usuario y por supuesto, innovar con tu producto.

Cómo hacer un plan de comunicación fácil y efectivo

Bien, ya has cogido impulso y has dado un poco de forma a la idea y la importancia de crear un buen plan de comunicación para tu empresa y para entender un poco su estructura, retrocedemos un poco a nuestra infancia y refrescamos los puntos que están presentes en un proceso de comunicación:

  1. El mensaje
  2. Emisor y receptor
  3. El contexto
  4. El ruido
  5. El contexto del mensaje
  6. La vía o canal por el que se va a difundir dicho mensaje

Seis puntos clave que responderán a preguntas como:

  • ¿Qué hay que decir?
  • ¿Quién debe decirlo?
  • ¿A quién?
  • ¿A través de qué medio?
  • ¿En qué contexto?
  • ¿Qué queremos provocar con dicho mensaje?

 

Estructura para un plan de comunicación integral: 9 puntos claves

Volvemos a la realidad (con nuestros años y nuestras arruguillas de más) para contarte qué estructura debe tener un plan de comunicación integral.

Además, te dejamos un checklist muy visual para que tengas siempre presente los 9 puntos de la estructura:

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Teniendo en cuenta los elementos de la comunicación y las respuestas a las preguntas previamente marcadas, estas fase constituye en sí misma un paso más para acercarte a tu verdadero cliente y conseguir tus objetivos.

Cada punto sin el otro no tienen demasiado sentido, forman parte del engranaje externo e interno de tu empresa:

Análisis del entorno

 Previo a los objetivos debes contextualizar tu entorno, es decir, observar desde donde partes y hacia dónde te diriges, ¿qué quieres conseguir?

A partir de este punto tendrás que analizar tu entorno, pero esta vez  desde dentro y realizar un DAFO (el esquema mágico para conocer tus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

Pausa: Tenemos un post muy interesante sobre cómo hacer un plan de marketing digital donde te contamos cómo realizar un DAFO.

Este análisis del entorno te permitirá saber cómo está el mercado en el cuál quieres posicionarte y destacar frente a tu competencia proporcionándote datos estadísticos para maximizar tu empresa.

Esta primera será un primera reflexión sobre tu identidad y situación comunicativa.

  1. ¿Con qué recursos materiales cuentas?
  2. ¿Son idóneos tus recursos humanos?
  3. ¿Qué perfil tienen las personas que va ser la voz de tu empresa?
  4. ¿Qué herramientas necesitas?
  5. ¿A qué dificultades te enfrentas?

Fijar objetivos

 Llega el momento de marcarse objetivos, el punto más importante de tu plan de comunicación puesto que si defines y marcas bien tus objetivos conseguirás que tu plan de comunicación sea efectivo, de lo contrario caerá en saco roto.

Dependiendo del tipo de negocio que vayas a desarrollar, los objetivos serán unos u otros pero los claves serán aquellos que sean imprescindibles para tu meta.

Algunos ejemplos de objetivos que te puedes marcar son:

 

  • Generar confianza en la marca
  • Mejora en tu producto o servicio
  • Educar al cliente para con tu producto o servicio, muéstrale cuáles son sus beneficios, qué gana con ellos a diferencia de tu competencia.
  • Aumentar tu reputación online
  • Mejorar la interacción con tus seguidores/clientes
  • Posicionamiento

 

Márcate unos objetivos reales (lo ideal son de 4 a 5) puesto que tras ellos tienes que fijar unas acciones para llevarlos a cabo y éstas van a depender de tus recursos materiales y humanos.

Pero sean cuales sean tus objetivos, deben seguir otro de los mantras: Objetivos S.M.A.R.T (Specific, Measurable, Attainable, Realist, Timely), es decir, Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y con un Tiempo previamente fijado.

 Estudio de tu target o público objetivo

 Esto es, saber a quién te vas a dirigir y por qué.  Definir a tu audiencia es esencial puesto que un mismo mensaje no llega igual a todos por igual, tiene que tener una finalidad y un argumento claro para el sector afín a tu empresa.

En este proceso entra en juego la segmentación de tu audiencia en el mercado y a distintos niveles para facilitar la difusión del mensaje y lograr alcanzar los objetivos que te has marcado.

 Definición del mensaje

 El corazón de tu plan de comunicación: tu mensaje. Este debe estar acorde al target que te has marcado tanto en tono como en estilo.

Las premisas para que un mensaje sea bueno:

  • Claro, conciso y directo
  • Gramática y ortografía perfectos (¡por favor!)
  • Lenguaje adaptado a tu público objetivo
  • Tono adecuado a tu target
  • Contenido acorde a las necesidades e intereses de tus clientes o futuros clientes

Trazo de estrategias

 Una estrategia de comunicación se diseña para que tus objetivos y metas se cumplan de manera efectiva.

Te proponemos 4 estrategias posibles a seguir para tu plan de comunicación, no obstante cada empresa tiene unos objetivos diferentes y cada uno de ellos unas acciones y estrategias:

 

  • Defensiva: destaca aquello que te hace único y te diferencia de tu competencia.
  • Ofensivo: aprovecha las oportunidades de tu entorno en tu nicho de mercado (“be water my friend”). Si lo haces con honestidad e inteligencia, es la estrategia con la que más provecho vas a sacar.
  • De supervivencia: ésta es la indicada para una gestión de crisis, siempre dando tu mejor cara ante las críticas y ofreciendo una solución al problema planteado.
  • Reordenación: con ella se pretende superar las debilidades de tu marca aprovechando las oportunidades que te ofrece tu entorno; de esta forma podrás realizar cambios significativos a nivel interno y externo.

Fijar presupuestos

Determina un coste específico para el desarrollo de cada acción y rentabilizar así tu presupuesto final. Al final de cada periodo podrás ir optimizando dichas acciones y atribuyendo diferentes costes a cada uno de ellos.

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Establecer y planificar acciones

Ya tienes gran parte del estudio hecho y ahora es el momento de sentaros y hacer un brainstorming.

 Recuerda que por cada objetivo que te hayas marcado debe contener una acción para su cumplimiento. Cada objetivo dependerá de los frutos de tu esquema DAFO y de los recursos que dispongas.

Una buena forma es realizar un cronograma o calendario de acciones con unas dead lines o periodos de tiempo establecidas porque, la consecución de una meta puede alargarse tanto como el tiempo que le marques; bien pueden ser periodos trimestrales, semestrales o anuales (que suele ser lo más habitual)

Marcar el plan de medios

El plan de medios no es nada más que valorar qué canales o vías de comunicación serán los más adecuados para transmitir tu mensaje y en términos amplios.

Estos medios pueden ser tanto digitales como físicos (o ambos si tu target los consumen). Ten siempre muy en mente a tu público, a la segmentación que has realizado antes, para escoger el canal adecuado para ellos.

Este punto también es delicado puesto que de nada sirve saber que tu target son hombres y mujeres de 20 a 30 años y publicas un anuncio en el periódico de los domingos.

Ejecución, evaluación y medición

Y por último, ya te imaginas, su ejecución y posterior medición para saber si tiene el impacto esperado.

La ejecución de las diferentes acciones deben acotarse en el periodo de tiempo establecido en tu calendario o cronograma y atenerse al presupuesto marcado.

Pero no olvides ir haciendo el seguimiento, no esperes a que cumpla el trimestre (si este es tu dead line); monitoriza todo lo que ocurra durante el transcurso para poder rectificar a tiempo si fuese necesario.

La medición también es esencial, es muy sencilla, solo tienes que atender a una serie de indicadores, como son:

  • El cumplimiento de tus objetivos
  • El presupuesto real que se está invirtiendo en cada una de las acciones
  • El impacto de cada una de estas acciones en tu target
  • Los resultados de estas acciones en tu web, con las newsletter, en tus ventas, etc.

Conclusión

Bueno, ¿qué te ha parecido?, ¿has valorado alguna vez la posibilidad de realizar un plan de comunicación para tu empresa?

No es nada complicado, únicamente basta con sentarte y pensar qué quieres para tu empresa, a quién te quieres dirigir y cómo vas hacer que tu mensaje llegue.

Quizá lo más difícil sea lidiar tanto con los recursos materiales  como humanos, pero una buena gestión interna de los equipos que componga tu empresa, con una comunicación limpia y honesta basta para alcanzar tu meta.

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