Cómo mejorar la gestión del tiempo con Toggl

Cómo mejorar la gestión del tiempo con Toggl

En los últimos meses, Toggl se ha puesto de moda como una de las herramientas más eficaces para gestionar el tiempo y mejorar la productividad.

Con el aumento del teletrabajo, muchos responsables de departamentos han buscado nuevas formas de organizar sus equipos. Pero también trabajadores, tanto por cuenta ajena como autónomos, vieron la necesidad de organizarse mejor las tareas para poder conciliar vida y trabajo.

En este post queremos explicarte cómo funciona Toggl, una excelente herramienta que puede utilizar tanto para tu vida profesional como personal.

¿Qué es Toggl?

Página principal de Toggl

Toggl es una aplicación para realizar seguimiento del tiempo empleado en diferentes actividades o proyectos. Existen otras muchas herramientas similares como Asana,  Hubstaff, ManicTime o Time Doctor.

Aunque ya lleva muchos años en el mercado -fue creada en Estonia en 2006- su caso es similar al de la herramienta de videoconferencia Zoom. Con motivo de la pandemia mundial y el aumento significativo del teletrabajo, su uso se ha crecido de forma exponencial.

El éxito de Toggl se basa en su modelo Freemium (Tiene versión gratuita y de pago) y la compatibilidad con diferentes dispositivos y plataformas. Se puede utilizar tanto en navegador web como en teléfonos IOS y Android.

Características principales de Toggl

Como ya hemos comentado en el punto anterior, Toggl es compatible con diferentes plataformas. Al ser hospedado en la nube, podemos ejecutarla en un equipo de escritorio y luego continuar utilizándola en el teléfono móvil. Todas las tareas se sincronizan perfectamente.

Aunque la versión gratuita te permite añadir tareas y proyectos para realizar el seguimiento del tiempo empleado en ellas, las características verdaderamente interesantes se encuentran en las versiones de pago que puedes encontrar a partir de 9 USD / mes. Vamos a repasar algunas de ellas:

Temporizador: para hacer el seguimiento de una tarea, basta con poner en marcha el temporizador y añadir un nombre y descripción.

Temporizador Toggl

Recordatorios de seguimiento: si detecta la utilización del ordenador, te avisa por si se te ha olvidado poner en marcha el temporizador.

Integraciones con otras apps: con la integración se puede iniciar el seguimiento desde cualquier otra aplicación integrada.

Infomes: Además te da la posibilidad de exportarlos a Excel o PDF para su análisis posterior.

Posibilidad de añadir equipos y clientes: Se pueden configurar grupos de trabajo y asignar los proyectos o tareas a clientes determinados.

Tareas monetizables: Se puede introducir un coste/hora y luego ver cómo se equilibra el tiempo entre las tareas que proporcionan ingresos y las que no lo hacen.

Analíticas: Cruzando la información proporcionada por la aplicación podemos determinar qué actividades y clientes son más rentables o consumen más tiempo. O también ver qué miembros del equipo son más productivos.  

Aunque hay más características, estas son las principales y de mayor utilidad. Como se puede observar, es una herramienta bastante completa.

Filtros para informes Toggl

Cómo funciona Toggl

Informe Timetracking Toggl

Básicamente, la herramienta funciona en base a una estructura de Espacio de Trabajo > Proyecto > Cliente > Tarea. A su vez, cada proyecto o tarea se puede asignar a miembros concretos de un equipo. Además, los proyectos se pueden mantener privados para que otros miembros del equipo no los vean.

Crear un nuevo proyecto en Toggl

Una vez hayamos creado el proyecto, se puede pone en marcha el temporizador. Al terminar la actividad, paramos el temporizador y los datos se guardan en una base de datos y se van añadiendo al informe.

De esta manera, vamos acumulando información de las sucesivas tareas. Al final del día, de la semana o del mes, podemos ver cuánto tiempo hemos invertido en cada proyecto o tarea y qué ingresos se han obtenido.

El funcionamiento es realmente sencillo y los informes se vuelven más interesantes cuanta más información contienen. Posteriormente podemos realizar todos los filtros que queramos para ver la información con detalle. Por ejemplo, qué tareas han consumido más tiempo, cuáles son los proyectos más rentables, quiénes son los mayores contribuidores, etc.

Posteriormente, también se pueden editar los proyectos para reasignarlos a otros clientes o añadir más tareas que puedan ir surgiendo. Incluso se pueden marcar como proyectos finalizados y realizar un informe de horas empleadas en su realización y rentabilidad obtenida.

¿Por qué elegir Toggl para hacer seguimiento de tu tiempo?

Después de haberla probado durante meses, estamos convencidos de que Toggl es una de las mejores herramientas de gestión del tiempo.

En primer lugar, como ya hemos comentado, es por su sencillez de uso. Por supuesto está claro que hay que dedicarle un tiempo para la configuración de proyectos y que requiere un uso constante para ser efectivo. Pero a nadie le gusta perder el tiempo aprendiendo a manejar una herramienta complicada para una tarea simple. En este sentido, Toggl nos lo pone fácil.

En segundo lugar, porque se sincroniza al momento entre el móvil y la web. De esta forma puede realizar el seguimiento del tiempo tanto en casa como en la calle.

Por último, nos gusta que no es solo una herramienta para la gestión del tiempo de trabajo. También puedes analizar otras actividades de tu día a día como el tiempo que empleas en cocinar o hacer deporte, desplazarte a la oficina o cuánto dedicas al ocio semanal.

Pero cuidado, el seguimiento del tiempo se puede convertir en una actividad muy adictiva. Debes ponerte tus propios límites porque realmente puedes irte hasta un nivel de detalle excesivo.

Conclusión

Toggl es una magnifica herramienta que cumple el propósito para el que está concebida: realizar un seguimiento del tiempo empleado en tareas específicas. Pero hay muchas otras similares y se trata de que cada persona encuentre aquella con la que se sienta más cómoda.

Lo que si hemos comprobado es que el uso de estas herramientas mejora la concentración. Resulta curioso, pero solo el hecho de saber que has puesto el contador para realizar una tarea concreta, te mantiene centrado en dicha tarea.

¿Y tú? ¿Usas alguna herramienta de gestión de tiempo o de productividad? Nos encantaría que nos dejaras algún comentario al respecto. Como siempre, gracias por leernos.

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